Phương án sử dụng lao động là một bảng thông tin gồm những nội dung cơ bản về tình hình sử dụng lao động của doanh nghiệp. Trên thực tế, bảng phương án này sẽ được các doanh nghiệp tiến hành lập ra khi có những thay đổi trong cơ cấu tổ chức, điều kiện kinh tế theo quy định pháp luật. Do đó, các doanh nghiệp cần nắm rõ 3 thông tin quan trọng sau về phương án sử dụng lao động để linh hoạt áp dụng cho đơn vị mình trong tình huống cần thiết!
1. Các trường hợp phải xây dựng phương án sử dụng lao động
Xây dựng phương án lao động là việc doanh nghiệp khảo sát và lập bảng thông tin về tình hình sử dụng lao động tại doanh nghiệp, từ đó có những điều chỉnh trên thực tế trước những thay đổi về cơ cấu tổ chức, điều kiện kinh tế, nhu cầu sử dụng người lao động của doanh nghiệp. Trong nhiều trường hợp, xây dựng phương án lao động là trách nhiệm mà doanh nghiệp cần thực hiện theo quy định pháp luật về quản lý quan hệ lao động.
Xây dựng phương án sử dụng lao động là trách nhiệm doanh nghiệp
Có 4 trường hợp doanh nghiệp cần xây dựng và thực hiện phương án sử dụng lao động, cụ thể gồm: (i) Vì thay đổi cơ cấu, công nghệ; (ii) vì lý do kinh tế khác; (iii) chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp và (iv) chuyển quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tài sản . Trong đó, có thể hiểu:
- Thay đổi cơ cấu, công nghệ là các trường hợp doanh nghiệp có sự chuyển đổi về mặt kỹ thuật (như máy móc, thiết bị,...), quy trình sản xuất (giải pháp công nghệ,...) gắn với quy trình kinh doanh của doanh nghiệp. Những thay đổi này là nguyên nhân ảnh hưởng đến việc phân bổ và sắp xếp lại nhân sự đang hoạt động tại công ty.
- Lý do kinh tế là những trường hợp doanh nghiệp phải chịu sự khủng hoảng, suy thoái kinh tế hoặc phải thực hiện các chính sách cơ cấu kinh tế của Nhà nước vì nhiều nguyên nhân khác nhau như thiên tai, dịch bệnh,... dẫn đến hậu quả là phải cắt giảm nhân sự để tránh rủi ro giải thể, phá sản.
- Chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hay chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản là những trường hợp doanh nghiệp tự tiến hành tái cấu trúc nội bộ. Từ đó buộc doanh nghiệp phải tổ chức lại phòng ban, công việc của nhiều người lao động dẫn đến trường hợp có thể chấm dứt hợp đồng lao động với một số cá nhân.
2. Những nội dung cơ bản của phương án sử dụng lao động
Khi xét thấy có dấu hiệu rơi vào 4 trường hợp như đã nêu, doanh nghiệp cần nhanh chóng xây dựng và dự trù bảng phương án sử dụng lao động để tuân thủ quy định. Lúc này, có 4 nhóm nội dung chính mà doanh nghiệp cần chú ý để việc triển khai xây dựng bảng phương án trên được hoàn thiện nhất là:
- Các thông tin cơ bản về doanh nghiệp, nguyên nhân xây dựng bảng phương án cũng như thuận lợi và khó khăn, hình thức sắp xếp lại lao động;
Những nội dung cơ bản phương án sử dụng lao động phải có
- Phương án sử dụng lao động bao gồm các nội dung chính như: (i) Tổng số lao động trước khi sắp xếp; (ii) tổng số lao động tiếp tục được sử dụng; được đào tạo lại hoặc được chuyển sang làm công việc khác; (iii) tổng số lao động nghỉ hưu hoặc phải chấm dứt hợp đồng lao động;
- Nguồn kinh phí thực hiện bao gồm tổng kinh phí chi cho việc thực hiện sắp xếp lại nhân sự, ví như các chi phí đào tạo lại, chi phí chi trả trợ cấp mất việc/ thôi việc,...
- Nguồn tài chính bảo đảm thực hiện phương án: Cụ thể gồm (i) Vốn chủ sở hữu tại thời điểm thực hiện; (ii) nguồn kinh phí từ tín dụng, huy động vốn,...
- Quyền và nghĩa vụ của các bên liên quan trong việc thực hiện phương án sử dụng lao động (nếu có).
3. Quy trình xây dựng phương án sử dụng lao động
Trình tự xây dựng Phương án sử dụng lao động
Doanh nghiệp có thể thực hiện quy trình xây dựng phương án lao động theo 5 bước thực hiện dưới đây:
- Bước 1: Rà soát, lập danh sách người lao động;
- Bước 2: Phân loại lao động theo danh sách;
- Bước 3: Dự kiến các biện pháp và tính toán chế độ, tổng hợp nguồn kinh phí thực hiện phương án sử dụng lao động;
- Bước 4: Thực hiện công khai, minh bạch phương án sử dụng lao động;
- Bước 5: Tổng hợp, hoàn thiện phương án sử dụng lao động.
Ngoài ra, doanh nghiệp phải trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở). Đồng thời, khi hoàn thành việc xây dựng và được cơ quan nhà nước có thẩm quyền thông qua thì phương án sử dụng lao động trên phải được thông báo công khai cho người lao động biết trong thời hạn 15 ngày.
Xây dựng phương án sử dụng lao động là công việc cần thiết và bắt buộc đối với doanh nghiệp trong nhiều trường hợp luật định khi chấm dứt hợp đồng lao động. Thông qua nó, nhà nước có thể đánh giá được mức độ ảnh hưởng cũng như vấn đề thay đổi nhu cầu sử dụng người lao động từ những ảnh hưởng khách quan như kinh tế khủng hoảng, thay đổi cơ cấu công nghệ, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tài sản.