Mỗi cá nhân được sinh ra và cư trú tại Việt Nam đều phải đăng ký khai sinh và xác định họ tên, dân tộc của mình. Tuy nhiên, trong quá trình sinh sống và sử dụng tên gọi, vì nhiều nguyên nhân khác nhau mà một số người muốn thay đổi họ tên của mình. Rất nhiều người trong số đó chưa nắm rõ về thủ tục thay đổi họ tên cá nhân theo quy định của pháp luật hiện nay.
1. Điều kiện thay đổi họ, tên
Về nguyên tắc, thay đổi họ, tên là quyền của mỗi công dân, cũng có nghĩa là mỗi cá nhân được phép sử dụng quyền khi đáp ứng các điều kiện mà pháp luật quy định. Theo đó, điều kiện thay đổi họ hoặc tên được quy định khác nhau trong từng trường hợp.
1.1. Điều kiện thay đổi họ
Công dân có quyền yêu cầu cơ quan nhà nước có thẩm quyền công nhận việc thay đổi họ theo một trong các trường hợp, đó là: Thay đổi họ cho con đẻ từ họ của cha đẻ sang họ của mẹ đẻ hoặc ngược lại; Thay đổi họ cho con nuôi từ họ của cha đẻ hoặc mẹ đẻ sang họ của cha nuôi hoặc họ của mẹ nuôi v.v…
Công dân có quyền yêu cầu cơ quan nhà nước công nhận việc thay đổi họ
Chỉ khi thuộc các trường hợp này, công dân mới có thể thực hiện quyền thay đổi họ của mình. Đồng thời, cha mẹ cũng cần lưu ý rằng, nếu thay đổi họ cho người từ đủ chín tuổi trở lên thì cần thiết phải có sự đồng ý của người đó. Đồng thời, việc thay đổi họ này không làm thay đổi, chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự được xác lập theo họ cũ.
1.2. Điều kiện thay đổi tên
Giống như việc thay đổi họ, công dân muốn thay đổi tên của mình cũng cần đáp ứng các điều kiện mà pháp luật đặt ra. Cụ thể, mỗi người chỉ được thay đổi tên trong một số trường hợp như thay đổi tên theo yêu cầu của người có tên mà việc sử dụng tên đó gây nhầm lẫn, ảnh hưởng đến tình cảm gia đình, đến danh dự, quyền, lợi ích hợp pháp của người đó; theo yêu cầu của cha mẹ nuôi về việc đổi tên cho con nuôi v.v…
Một trong số các trường hợp phổ biến đề nghị được thay đổi tên là khi vợ hoặc chồng trong quan hệ hôn nhân và gia đình để phù hợp với quy định của pháp luật của nước mà vợ hoặc chồng là công dân. Và ngược lại, họ cũng có thể yêu cầu đổi tên để quay trở lại, lấy lại tên trước khi thay đổi (do đã ly hôn chẳng hạn).
Việc thay đổi tên cho người từ chín tuổi trở lên cũng cần sự đồng ý của người đó. Đồng thời, thay đổi tên cũng không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ dân sự đã được xác lập và thực hiện theo tên cũ.
2. Quy trình thay đổi họ, tên
Thay đổi họ, tên là hành vi được điều chỉnh bởi pháp luật Dân sự, luật Hộ tịch. Trước hết, để thực hiện thủ tục thay đổi họ tên cá nhân, công dân cần xác định cơ quan thực hiện việc thay đổi họ, tên này.
2.1. Cơ quan có thẩm quyền thay đổi họ, tên
Cơ quan có thẩm quyền ghi nhận việc thay đổi họ tên của công dân sẽ là một trong hai cơ quan sau:
- Thứ nhất: Đối với người chưa đủ 14 tuổi, việc thay đổi họ tên thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đã đăng ký hộ tịch trước đây hoặc nơi cư trú của cá nhân.
- Thứ hai: Đối với người từ đủ 14 tuổi trở lên, việc thay đổi họ tên thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi đã đăng ký hộ tịch trước đây hoặc nơi cư trú của cá nhân.
Uỷ ban nhân dân cấp xã và cấp huyện có thẩm quyền
2.2. Các bước thay đổi họ, tên
Sau khi xác định cơ quan quản lý nhà nước tiếp nhận hồ sơ, cá nhân có nhu cầu thay đổi họ, tên cần lưu ý thực hiện thủ tục thay đổi họ tên theo quy định sau đây:
- Bước 1: Nộp tờ khai thay đổi họ, tên
Người yêu cầu đăng ký thay đổi họ, tên nộp tờ khai theo mẫu quy định tại Thông tư 15/2015/TT-BTP được sửa đổi bởi Công văn 1288/HTQTCT-HT ngày 15/9/2016 và giấy tờ liên quan cho cơ quan đăng ký hộ tịch.
Ngoài ra, việc thay đổi họ, tên cá nhân liên quan trực tiếp đến Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn. Do đó, cá nhân yêu cầu thay đổi họ, tên cần xuất trình bản chính Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn và các giấy tờ có liên quan để làm căn cứ cho việc thay đổi họ, tên của người đó. Đồng thời để cán bộ hộ tịch ghi nhận nội dung thay đổi, cải chính hộ tịch vào Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn.
Người yêu cầu đăng ký thay đổi họ, tên nộp tờ khai theo mẫu quy định
- Bước 2: Cơ quan có thẩm quyền làm việc và trả kết quả cho công dân
Nếu tờ khai thay đổi họ, tên và các giấy tờ có liên quan được người yêu cầu nộp lên không có sai sót gì, đồng thời xét thấy việc thay đổi họ, tên là có cơ sở và phù hợp với điều kiện của pháp luật thì trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ giấy tờ, công chức tư pháp - hộ tịch sẽ ghi vào Sổ hộ tịch, sau đó để người yêu cầu đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch ký vào Sổ hộ tịch. Cuối cùng là báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã/huyện có thẩm quyền cấp trích lục cho người yêu cầu.
Sau đó, họ, tên thay đổi được ghi vào Giấy khai sinh và các Giấy tờ có liên quan. Trong trường hợp cần phải xác minh thì thời hạn được kéo dài thêm không quá 03 ngày làm việc.
Lưu ý: Trường hợp đăng ký thay đổi họ, tên không phải tại nơi đăng ký hộ tịch trước đây thì Ủy ban nhân dân cấp xã phải thông báo bằng văn bản kèm theo bản sao trích lục hộ tịch đến Ủy ban nhân dân nơi đăng ký hộ tịch trước đây để ghi vào Sổ hộ tịch.
Thay đổi họ, tên cá nhân là thủ tục hành chính không quá phức tạp, tuy nhiên nó lại có nhiều ảnh hưởng trực tiếp đến quyền và nghĩa vụ của công dân. Đặc biệt là việc người có nhu cầu cần thực hiện quy trình sửa đổi họ, tên trên các giấy tờ cá nhân sao cho phù hợp với quy định pháp luật. Vì vậy, cá nhân muốn thay đổi họ, tên cần tìm hiểu sơ bộ các thông tin về thủ tục này trước khi tiến hành nộp hồ sơ yêu cầu thay đổi.