Thành lập chi nhánh hay văn phòng đại diện là một trong những phương án để doanh nghiệp mở rộng địa điểm hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên không phải lúc nào chi nhánh, văn phòng đại diện cũng hoạt động được ổn định và duy trì tốt. Rất nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện phải chấm dứt hoạt động vì những lý do khác nhau. Bài viết sau đây sẽ cung cấp một số thông tin về thủ tục chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp!
1. Điều kiện chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện
Trước khi thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải hoàn thành các nghĩa vụ đối với các bên liên quan. Ví dụ: hoàn thành nghĩa vụ thanh toán lương cho người lao động, thanh toán các nghĩa vụ cho đối tác, chấm dứt hiệu lực mã số thuế v.v…. Trong đó, việc hoàn thành nghĩa vụ thuế và chấm dứt hiệu lực mã số thuế là điều kiện tất yếu để chi nhánh, văn phòng đại diện có thể chấm dứt hoạt động.
Theo đó, trước khi nộp hồ sơ giải thể tại cơ quan đăng ký kinh doanh theo hướng dẫn tại Luật doanh nghiệp thì phải gửi hồ sơ cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, hồ sơ thực hiện thủ tục chấm dứt mã số thuế bao gồm:
+ Văn bản đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế mẫu số 24/ĐK-TCT theo thông tư 95/2016/TT-BTC;
+ Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc Thông báo mã số thuế (bản gốc); hoặc công văn giải trình mất Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc Thông báo mã số thuế;
+ Bản sao Quyết định chấm dứt hoạt động đơn vị trực thuộc, hoặc Thông báo chấm dứt hoạt động của đơn vị chủ quản, hoặc Quyết định thu hồi giấy chứng nhận đăng ký hoạt động do cơ quan có thẩm quyền thu hồi đối với đơn vị trực thuộc.
+ Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức có hoạt động xuất nhập khẩu thì phải có thêm Văn bản xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế đối với hoạt động xuất nhập khẩu của Tổng cục Hải quan.
Chi nhánh, văn phòng đại diện muốn chấm dứt hoạt động cần đáp ứng một số điều kiện cụ thể
Trên thực tế, khi tiến hành thủ tục chấm dứt mã số thuế, một số cơ quan thuế có thể yêu cầu doanh nghiệp làm công văn yêu cầu xác nhận đơn vị không nợ thuế thì mới xem xét thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể nhận thêm văn bản xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế này để nộp lên phòng đăng ký kinh doanh.
2. Hồ sơ chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện
Khi thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động chi nhánh hay văn phòng đại diện, việc đầu tiên cần làm là chuẩn bị một bộ hồ sơ hợp lệ nộp lên cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Vậy, một bộ hồ sơ thông báo chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện gồm những gì?
- Thứ nhất, Thông báo về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh;
- Thứ hai, Quyết định của doanh nghiệp về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện;
- Thứ ba, Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán, gồm cả nợ thuế của chi nhánh và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội;
- Thứ tư, Danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng hiện hành của người lao động;
- Thứ năm, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện;
- Thứ sáu, Con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện (nếu có);
- Thứ bảy, Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động;
- Thứ tám, Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đầu tư và bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký thuế của chi nhánh.
Hồ sơ chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện gồm nhiều giấy tờ khác nhau
Có thể thấy, hồ sơ cần chuẩn bị để tiến hành việc chấm dứt hoạt động của chi nhánh hay văn phòng đại diện gồm khá nhiều giấy tờ. Doanh nghiệp cần tìm hiểu về các đầu mục giấy tờ này để có thể chuẩn bị một bộ hồ sơ hoàn thiện khi chấm dứt hoạt động.
3. Các bước thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện
Để thực hiện việc chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần làm theo trình tự sau đây:
- Bước 1: Chuẩn bị, soạn thảo hồ sơ về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện.
- Bước 2: Doanh nghiệp nộp đầy đủ hồ sơ đăng ký chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện theo quy định qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Bước 3: Xem xét hồ sơ:
+ Trường hợp hồ sơ còn thiếu hoặc sai sót, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông báo sửa đổi hoặc bổ sung hồ sơ.
+ Trường hợp hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thông báo hồ sơ hợp lệ.
- Bước 4: Trong khoảng thời gian 5 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ nộp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp được chấp nhận, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và tiến hành chuyển tình trạng pháp lý của chi nhánh, văn phòng đại diện sang đã chấm dứt hoạt động đồng thời ra thông báo về việc chấm dứt hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện đó.
Chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện cần tuân theo những trình tự pháp luật quy định
4. Trách nhiệm của doanh nghiệp khi chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện
Khi chấm dứt hoạt động chi nhánh, doanh nghiệp phải đảm bảo được trách nhiệm theo quy định của pháp luật bao gồm:
- Thứ nhất, đối với hồ sơ chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện thì người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện bị chấm dứt hoạt động phải liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của hồ sơ.
- Thứ hai, doanh nghiệp có chi nhánh đã chấm dứt hoạt động chịu trách nhiệm thực hiện các hợp đồng, thanh toán các khoản nợ, gồm cả nợ thuế của chi nhánh và tiếp tục sử dụng lao động hoặc giải quyết đủ quyền lợi hợp pháp cho người lao động đã làm việc tại chi nhánh theo quy định của pháp luật.
Để có thể thực hiện việc chấm dứt hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần chuẩn bị khá nhiều giấy tờ. Do vậy, khi cần thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, doanh nghiệp nên lưu ý về các tài liệu trong hồ sơ cũng như các bước thực hiện thủ tục này!