Khi thực hiện quyền giám sát, quản lý người lao động, người sử dụng lao động sẽ ban hành hệ thống các quy tắc xử sự ràng buộc đối người lao động trong quá trình làm việc, còn được gọi là nội quy lao động. Như vậy, khi xây dựng nội quy lao động, người sử dụng lao động cần lưu ý đến những vấn đề gì?
1. Nội quy lao động là gì?
Mặc dù pháp luật không quy định cụ thể về khái niệm nội quy lao động, nhưng có thể hiểu nội quy lao động là hình thức chứa đựng những quy định mà NSDLĐ ràng buộc đối với NLĐ . Nội quy lao động chứa đựng một số nội dung quan trọng như vấn đề quy tắc xử xự chung tại doanh nghiệp, kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất, bồi thường thiệt hại, ...
Nội quy lao động sẽ được thể hiện dưới một dạng thức trình bày
2. Hình thức của nội quy lao động?
Gọi nội quy lao động là “hình thức chứa đựng” của quy định kỷ luật lao động vì nội quy lao động không phải luôn luôn được thể hiện dưới dạng văn bản.
Đối với NSDLĐ có từ 10 người lao động trở lên
- Nội quy lao động bắt buộc phải được ban hành bằng văn bản riêng.
Đối với NSDLĐ có dưới 10 người lao động
- Nội quy lao động không bắt buộc phải được ban hành bằng văn bản riêng, mà có thể được thỏa thuận các nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động (HĐLĐ).
- Cần lưu ý rằng pháp luật yêu cầu các nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất phải được thỏa thuận trong hợp đồng lao động. Tuy nhiên, hợp đồng lao động có thể lập dưới dạng văn bản, phương tiện điện tử hoặc lời nói. Do đó, những nội dung này của nội quy lao động không nhất thiết được thể hiện dưới dạng văn bản.
- Tương tự, các nội dung khác của nội quy lao động như về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi…thì không nhất thiết phải được thỏa thuận trong hợp đồng lao động, mà có thể thỏa thuận bằng hình thức khác như lời nói, hành vi, …
Nội quy lao động không bắt buộc phải được ban hành bằng văn bản riêng
3. Hiệu lực của nội quy lao động bắt đầu khi nào?
Đối với NSDLĐ có từ 10 người lao động trở lên
- Nội quy lao động sẽ có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động.
Đối với NSDLĐ có dưới 10 người lao động
- Nếu NSDLĐ ban hành nội quy lao động thành văn bản riêng thì nội quy lao động sẽ có hiệu lực theo thời điểm mà NSDLĐ quyết định trong nội quy lao động.
- Nếu NSDLĐ không ban hành nội quy lao động thành văn bản riêng mà thể hiện nội quy lao động dưới hình thức khác, có thể khẳng định rằng nội quy lao động đó có hiệu lực ngay tại thời điểm NSDLĐ xác lập nội quy lao động.
4. Thủ tục đăng ký nội quy lao động?
Xuất phát từ sự linh động trong việc ban hành nội quy lao động đối với NSDLĐ có dưới 10 người lao động, pháp luật không quy định doanh nghiệp có dưới 10 người lao động phải đăng ký nội quy lao động . Đối với NSDLĐ có từ 10 người lao động trở lên, pháp luật yêu cầu phải đăng ký nội quy lao động.
4.1. Quy trình đăng ký nội quy lao động
Trước khi đăng ký nội quy lao động, NSDLĐ phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Ngoài ra, nội quy lao động phải được thông báo đến người lao động và những nội dung chính phải được niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.
Sau đó, NSDLĐ sẽ đăng ký tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh bằng cách nộp hồ sơ đăng ký trong vòng 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động.
Trong vòng 07 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận hồ sơ đăng ký nội quy lao động, cơ quan nhà nước sẽ thông báo, hướng dẫn NSDLĐ sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại nếu nội dung nội quy lao động có quy định không phù hợp với pháp luật.
Cần đăng ký nội quy lao động tại Cơ quan nhà nước có thẩm quyền
Trong trường hợp NSDLĐ có các chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất – kinh doanh ở các tỉnh khác nhau thì phải gửi nội quy lao động đã được đăng ký đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND tại nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất – kinh doanh.
Cần lưu ý rằng, nếu NSDLĐ có từ 10 người lao động trở lên không lập nội quy lao động, hoặc không đăng ký, thực hiện đầy đủ các bước trên sẽ chịu phạt tiền vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động.
4.2. Hồ sơ đăng ký nội quy lao động
Hồ sơ đăng ký nội quy lao động bao gồm các nội dung sau:
- Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;
- Nội quy lao động;
- Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở;
- Các văn bản của NSDLĐ có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).
5. Nội quy lao động bao gồm những nội dung gì?
Nội quy lao động phải đảm bảo các nội dung chủ yếu như sau:
- Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;
- Trật tự tại nơi làm việc;
- An toàn, vệ sinh lao động;
- Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc;
- Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động;
- Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động;
- Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động;
- Trách nhiệm vật chất;
- Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.
Nội quy lao động phải đảm bảo bao gồm trật tự tại nơi làm việc
Lưu ý rằng, nội quy lao động là hình thức thể hiện tự do ý chí của NSDLĐ đối với việc xây dựng môi trường làm việc như thế nào, tuy nhiên những quy định mà nội quy lao động thể hiện phải phù hợp với pháp luật về lao động và pháp luật có liên quan. Nếu nội quy lao động trái với quy định của pháp luật, NSDLĐ sẽ phải sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại nội quy lao động như trình bày tại Phần 4.
Ví dụ: Nội quy lao động quy định thời giờ làm việc bình thường là 52 giờ trong 01 tuần thì NSDLĐ sẽ phải chỉnh sửa, đăng ký lại. Vì quy định trên là trái với pháp luật lao động - quy định thời giờ làm việc bình thường không quá 48 giờ trong 01 tuần.
Trong quan hệ lao động, người sử dụng lao động có quyền giám sát, quản lý người lao động thông qua các quy định chung về toàn bộ quá trình lao động, thể hiện dưới dạng nội quy lao động. Do đó, để thực hiện tốt hơn việc điều hành người lao động, người sử dụng lao động cần lưu ý về các trường hợp ban hành, thủ tục đăng ký cũng như nội dung của nội quy lao động.